Welkom aan boord, nieuweling! Het belang van een gedegen onboarding beleid

03 december 2018

Welkom aan boord, nieuweling! Het belang van een gedegen onboarding beleid

Daar stond ik dan, met mijn drie diploma’s op zak. Helemaal klaar om mijn nut te bewijzen op de werkvloer. Mijn hoofd liep over van de ideeën over hoe ik de boel zou veroveren met mijn geniale oplossingen. De ontnuchtering kwam snel en genadeloos: niemand in dit bedrijf zat te wachten op mij en mijn ideeën. Mijn toegewezen buddy – met 25 jaar ervaring op de teller – maakte me duidelijk dat ik vooral moest observeren en dat ik mijn verbetersuggesties beter even voor mezelf hield. Was dit de job waar ik met zoveel goesting voor had gesolliciteerd? Een gemiste kans, want het belang van een goed doordacht onboarding beleid kan niet overschat worden. Enkele tips.

Onboarding & the war for talent

Het lijkt misschien evident dat je een nieuweling een warm welkom geeft. Hij/zij moet immers de organisatie en zijn/haar job zo snel mogelijk leren kennen om een bijdrage te kunnen leveren.

Nochtans blijkt bij heel wat organisaties geen strak onboarding plan op de plank te liggen. En dat is nochtans cruciaal in de huidige ‘War for Talent’. Uit onderzoek blijkt namelijk dat maar liefst 60% van de bevraagden zou overwegen om op te stappen in de eerste maand als het onboarding-proces niet vlot verloopt. Zes-tig procent!

Gemiste kansen bij de vleet 

Ook als loopbaanbegeleider hoor ik steeds vaker hoe jonge mensen op de arbeidsmarkt de mond gesnoerd worden. Een gemiste kans voor het bedrijf want je zal de zaken nooit scherper zien dan door de ogen van een ‘nieuweling’ met een frisse, externe en vooral nieuwsgierige blik!

Handenvol geld wordt er gespendeerd aan dure rekruterings- en selectieprocedures om dat talent binnen te halen. Het is haast niet te begrijpen dat die investering en dat potentieel zo onderbenut blijven door niet na te denken over een gedegen onboarding beleid.

Onderscheiden met onboarding 

Bedrijven die zich willen onderscheiden geven hun nieuwkomers een warm welkom en investeren in een opleidingstraject dat hen helpt om zich zo snel mogelijk ‘thuis’ te voelen, de weg te vinden naar de juiste mensen en snel bij te kunnen dragen aan het succes van het team of de organisatie.

Een stap verder is dat je als organisatie ook zo veel mogelijk probeert om de nieuwe bril van de nieuweling te valideren en te gebruiken om het bedrijf te laten groeien. Zo blijf je als bedrijf leren en ontwikkelen en waardeer je de ‘aangekochte competenties’.

Een simpele manier om dit te doen is door nieuwelingen leerverslagen te laten maken, waarin ze bijhouden wat ze leren en welke verbeteropties ze zien in de organisaties.

Bij een klant van ons stelde een kritische nieuweling zich vragen bij bepaalde overlappingen in rolverdelingen. Hij hoorde succesverhalen uit verschillende hoek, telkens vanuit een andere aanpak. Vanuit de idee dat kruisbestuiving wel eens interessant zou kunnen zijn en dat het niet nodig is om in elke afdeling 'het warm water opnieuw uit te vinden', werden er maandelijkse deelmomenten georganiseerd – een binnenkopper!



Praktische tips voor het ontwerp van een stevig onthaaltraject

1. Wanneer starten (én stoppen) met onboarden?

Het kan interessant zijn om de nieuweling alvast kennis te laten maken met de collega’s en het bedrijf voor de eerste dag op het werk (het zogenaamde ‘pre-boarding’). Zo kan je hem via e-tools een rondleiding laten maken in de gebouwen en kan hij alvast de namen en hobby’s van de collega’s leren. Handig toch als je de eerste dag al weet waar Max zit, wat hij doet en dat hij net als jij een fervent marathonloper is? Het verhoogt bovendien de zelfsturing van de nieuweling op de dag dat hij effectief van start gaat.

Een andere vraag die je best op voorhand beantwoordt, is wanneer je het onboarding traject stopt. Wanneer beschouw je de onboarding als ‘voltooid’? En hoe meet je of de nieuweling wel voldoende ‘ingeburgerd’ is? Een nieuwe rol of deelname aan een ander forum of groep behoort tot de mogelijkheden.

2. Up close and personal

Bepaal wat de nieuweling moet leren over de job en over de organisatie. Probeer dit zoveel mogelijk in behapbare delen te knippen en denk na over diverse en aantrekkelijke manieren om de kennis over te dragen of te presenteren (video, film, game, quiz, meter/peter...). Bedenk wat individueel en gepersonaliseerd kan en wat je best in groep overbrengt.

Denk eraan dat je de nieuweling veel info zelf kan laten opzoeken of verwerven op een moment dat hij daar tijd voor kan nemen. Je hoeft dus niet alle info klassikaal over te dragen of in person. Standaardprocedures aanleren kan wellicht via een (online) tool; het reilen en zeilen van het team toelichten doe je dan weer beter persoonlijk.

Het kan ook interessant zijn om groepjes met andere nieuwelingen in te richten zodat je ze helpt een intern netwerk op te bouwen, waar ze zich thuis voelen en waar ze met vragen terecht kunnen.




3. Creëer duidelijke verwachtingen en voorzie voldoende feedback 

Het is belangrijk om aan de start van een traject helder te zijn over de verwachtingen op het eind van het traject, het verloop en de manier van opvolgen. Laat de nieuwkomer bijvoorbeeld een leerportfolio samenstellen waarop de leidinggevende en de interne klanten feedback kunnen geven.

Denk ook na over hoe je de inzichten van de nieuweling kan integreren in de organisatie. Zo kan je bijvoorbeeld een wedstrijd organiseren aan het einde van het onboarding traject met het beste ‘nieuweling advies’. Het beste idee kan dan beloond worden én geïntegreerd in het beleid.

Zo’n initiatief had mij in elk geval aangemoedigd om mij helemaal te smijten op mijn nieuwe werkplek. Het gevoel dat jouw ideeën als (nieuwe) werknemer er toe doen is priceless. Bovendien hadden die frisse ideeën een pak nieuwe inzichten kunnen opleveren aan de organisatie. Bedrijven die die win-win laten liggen, laten een pak boeiende bagage (én passagiers) op de tarmac staan.

Op zoek naar begeleiding om een onboarding traject op maat te ontwerpen? Learning In Company helpt je graag verder! Contacteer ons en we bespreken de mogelijkheden. 

 



Welkom aan boord, nieuweling! Het belang van een gedegen onboarding beleid

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x